Что делает документ excel тяжелее и медленнее и как с этим совладать?
Те, кто работает с огромными данными в excel, иногда сталкиваются с тем, что документ начинает подвисать, расчет формул происходит не моментально, а на протяжении нескольких сек, а может быть доходит до десятков сек.
Это говорит о том, что ваш документ стал чересчур «трудным». Следовательно, могут появиться и неприятности с отправкой такого документа по почте из-за ограничений объема направляемого документа. Тут https://excel-home.ru/ можно узнать много интересного про Microsoft Excel.
Есть несколько главных причин, почему ваш документ стал неспешно работать и прибавил в весе:
1. Применение старых форматов книжек excel. В заключительных вариантах программы (начиная с 2007) вышли свежие форматы для документов excel, которые существенно легче, чем прошлые (xlsx, xlsm, xlsb) т.к. применяют свежий подход к сжатию документов.
При возможности, когда вы сохраняете документ — применяйте эти форматы.
2. Исправление значительно утяжеляет документ. Если в собственном excel вы применяете относительное исправление, в особенности разноцветное — оно оказывает влияние на скорость работы документа и его вес.
По возможности пытайтесь уменьшать число такого форматирования в excel.
3. Спектр используемых данных при пересчете значений. Если вы, к примеру, раньше применяли спектр ячей 100*100, затем удалили значения в этих ячеях и стали применять спектр 5*5, то вероятнее всего excel при функционировании с вашими данными и при их сохранении в памяти держит бОльший спектр, что значительно оказывает влияние на его вес.
Для того, чтобы в точности от этого освободиться, выделите все строки под вашими рабочими данными (к примеру, при помощи сочетания кнопок Ctrl+Shift+стрелка вверх) и удалите эти строки (на ленте во вкладке Ключевая -> Удалить -> Удалить строки с листа). Также самое сделайте и со колонками.
pixabay.com
4. Консолидированные таблицы. Число консолидированных матрица оказывает влияние по весу и быстродействие документа. Чем их больше — тем труднее с ним работать.
Power Pivot может значительно помочь тогда, однако надо будет растратить время на его исследование.
5. Число графических частей, диаграмм и примечаний также может оказать влияние по весу документа. Я видела документы, в которых сотни, а может быть несколько сотен диаграмм. Работать с подобным документом сложно.
Если содержание этих частей не важно — освободитесь от них.
Второй простой совет — не превращайте excel в аппарат образования дэшбордов и трудных визуализаций. Попробуйте для этого применять Power Point, Power BI либо любую иную платформу для визуализации данных.
6. Макросы еще раз макросы готовы из вашего excel сделать весьма медленноработающий документ. В особенности большие. При отправке доклада можно пересохранить документ в формате, не поддерживающем макросы, и тогда он будет существенно легче.
7. Множество вычисленных формул в купе с «простыней» отправных данных также могут вам воспрепятствовать. При отправке документа можно оставить формулы как значения и прибрать начальные данные, если это возможно.
pixabay.com
С учетом того, что если отвечать всем 7 советам, можно потерять много в части визуализации в excel и удобстве работы с докладом, я предлагаю применять любой из пунктов по раздельности и по очереди. Вероятно, на неком из шагов вам удастся уменьшить вес документа без утраты диаграмм, форматирования и других комфортных единиц.